De vijf onderdelen van een betrouwbaar recallproces
- Beleid: de praktijk bepaalt per patiënt of patiëntgroep het passende controlemoment.
- Selectie: alleen patiënten die binnen het beleid vallen worden meegenomen; uitzonderingen worden gecontroleerd.
- Bericht: afzender, reden en gewenste vervolgstap zijn direct herkenbaar.
- Respons: de patiënt kan een afspraak aanvragen, een wijziging melden, een vraag stellen of zich afmelden.
- Opvolging: de receptie ziet welke reacties menselijk handelen nodig hebben en wat is afgerond.
Waarom alleen automatisch herinneren niet genoeg is
Een verzonden e-mail zegt niets over gelezen inhoud, gewijzigde contactgegevens of een patiënt die inmiddels elders onder behandeling is. Zonder terugkoppeling ontstaat schijnzekerheid. Bouw daarom statussen in die medewerkers begrijpen en kunnen controleren, zoals bezorgd, reactie ontvangen, afspraak nodig, afgemeld en handmatige beoordeling.
Automatisering hoort routinetaken te structureren, niet klinische beslissingen te nemen. Als een patiënt klachten, angst, een medische wijziging of een spoedsituatie meldt, volgt overdracht naar de afgesproken praktijkroute.
Van achterstand naar beheersbaar ritme
Een grote recallachterstand wordt beter in fasen weggewerkt. Begin bij een kleine groep met duidelijke criteria, meet de respons en controleer hoeveel vervolgwerk ontstaat. Plan pas een volgende groep wanneer de praktijk de reacties aankan. Zo voorkomt u dat een succesvolle campagne zelf een nieuwe wachtrij creëert.
Welke cijfers helpen bijsturen
- Percentage onbereikbare of onjuiste contactgegevens.
- Reacties uitgesplitst naar afspraak, vraag, wijziging en afmelding.
- Tijd tussen reactie en menselijke opvolging.
- Aantal geplande afspraken dat uit de recall voortkomt.
- Werkdruk per ronde en veelvoorkomende uitzonderingen.
Veelgestelde vragen
Wat is recall bij de tandarts?
Recall is het proces waarmee een tandartspraktijk patiënten op basis van het afgesproken controle- of zorgbeleid opnieuw uitnodigt en opvolgt.
Kan recall volledig automatisch?
Verzending en routinematige respons kunnen deels worden geautomatiseerd. Uitzonderingen, inhoudelijke zorgvragen en situaties die beoordeling vragen blijven bij bevoegde praktijkmedewerkers.
Hoe begint OralSync zonder patiëntgegevens?
Het eerste gesprek bespreekt proces, systemen, knelpunten en gewenste inzet. Persoonsgegevens komen pas in beeld nadat doel, rolverdeling, beveiliging en minimale dataset zijn vastgelegd.
Bronnen en verdere uitleg
Lisa, de AI-receptioniste van OralSync
Spoed en medische vragen gaan direct naar het team volgens het spoedprotocol van de praktijk. De beller kan altijd om een medewerker vragen. Lisa noteert dan een terugbelverzoek voor het team, of verbindt direct door als de praktijk dat instelt. De beller hoort direct dat Lisa een AI-assistent is.
Wat Lisa wel doet
- Lisa plant, verzet en annuleert afspraken binnen de regels van uw praktijk.
- Lisa neemt 24/7 op wanneer uw team dat niet kan: tijdens drukte, in de lunch en buiten openingstijden.
- Lisa stuurt na een boeking een sms-bevestiging aan de patiënt.
- Spoed en medische vragen gaan direct naar het team volgens het spoedprotocol van de praktijk.
Wat Lisa nooit doet
- Geen diagnose of medisch advies.
- Geen advies over medicatie.
- Geen zelfstandige urgentiebeoordeling buiten het praktijkprotocol.
- Geen geïmproviseerde uitzonderingen.
€297 per maand, vast, exclusief btw, maandelijks opzegbaar. Onbeperkt bellen en sms, in oktober geen inrichtingskosten. Gegevens staan in een eigen Nederlandse database.
Door OralSync