Vier oplossingen die vaak door elkaar worden gehaald
- Telefoonlijn of VoIP: bereikbaarheid, keuzemenu, wachtrij, doorschakeling en rapportage over oproepen.
- Antwoordservice: externe medewerkers nemen op, noteren gegevens en handelen binnen afgesproken instructies.
- AI-telefoonassistent: software voert een gesproken dialoog voor vooraf begrensde vragen en vervolgacties.
- Interne receptioniste: kent patiënten, team en uitzonderingen en kan direct afstemmen binnen de praktijk.
Begin met het belverkeer, niet met de technologie
Meet eerst wanneer oproepen binnenkomen, hoe lang patiënten wachten, welke gesprekken worden gemist en welke onderwerpen terugkeren. Splits eenvoudige informatievragen, afspraken, administratieve vragen en mogelijke zorg- of spoedvragen. Dat maakt zichtbaar of het probleem capaciteit, routering, informatie of procesontwerp is.
Een nieuwe telefooncentrale lost geen onduidelijke werkafspraken op. Andersom kan een goed protocol weinig doen als de praktijk tijdens piekuren technisch onbereikbaar is. De oplossing kan daarom uit meerdere lagen bestaan: betrouwbare telefonie, betere terugbelafspraken en aanvullende opvang.
Eisen aan telefonische opvang in de mondzorg
- De beller weet direct namens welke praktijk de dienst werkt en of een mens of systeem antwoordt.
- Spoed en medische inhoud volgen het vastgelegde praktijkprotocol en worden niet door een generiek script beoordeeld.
- Vastgelegde gegevens zijn minimaal, juist en alleen toegankelijk voor bevoegde betrokkenen.
- Overdracht vermeldt wat de patiënt vroeg, wat al is gezegd en welke actie nog nodig is.
- De praktijk kan gesprekken, fouten, klachten en uitzonderingen controleren en de dienst pauzeren.
Wat OralSync hierin wel en niet doet
OralSync is geen telecomcarrier en verkoopt niet simpelweg een nieuwe telefoonlijn. We onderzoeken waar bereikbaarheid en receptiewerk vastlopen en richten een afgebakende ondersteuning in. Dat kan naast de huidige telefonie werken en begint met een gesprek zonder patiëntgegevens.
Veelgestelde vragen
Wat kost een telefoonservice voor een tandartspraktijk?
Dat hangt af van bereikbaarheidstijden, belvolume, menselijke of geautomatiseerde afhandeling, integraties en rapportage. Vraag offertes met dezelfde scenario’s op, zodat vaste kosten, verbruik en implementatie vergelijkbaar zijn.
Is een VoIP-telefoonlijn hetzelfde als een AI-receptioniste?
Nee. VoIP transporteert en routeert gesprekken. Een AI-receptioniste voert een dialoog en verwerkt alleen de taken die expliciet zijn ontworpen en toegestaan.
Kan een telefoonservice spoed beoordelen?
Een dienst kan het door de praktijk vastgestelde spoedprotocol volgen en direct doorverbinden of verwijzen. De dienst hoort geen zelfstandige medische diagnose te stellen.
Bronnen en verdere uitleg
Lisa, de AI-receptioniste van OralSync
Spoed en medische vragen gaan direct naar het team volgens het spoedprotocol van de praktijk. De beller kan altijd om een medewerker vragen. Lisa noteert dan een terugbelverzoek voor het team, of verbindt direct door als de praktijk dat instelt. De beller hoort direct dat Lisa een AI-assistent is.
Wat Lisa wel doet
- Lisa plant, verzet en annuleert afspraken binnen de regels van uw praktijk.
- Lisa neemt 24/7 op wanneer uw team dat niet kan: tijdens drukte, in de lunch en buiten openingstijden.
- Lisa stuurt na een boeking een sms-bevestiging aan de patiënt.
- Spoed en medische vragen gaan direct naar het team volgens het spoedprotocol van de praktijk.
Wat Lisa nooit doet
- Geen diagnose of medisch advies.
- Geen advies over medicatie.
- Geen zelfstandige urgentiebeoordeling buiten het praktijkprotocol.
- Geen geïmproviseerde uitzonderingen.
€297 per maand, vast, exclusief btw, maandelijks opzegbaar. Onbeperkt bellen en sms, in oktober geen inrichtingskosten. Gegevens staan in een eigen Nederlandse database.
Door OralSync