Definieer eerst wat ‘slapend’ betekent
Een universele termijn bestaat niet. Een patiënt kan volgens het behandelplan minder vaak hoeven terugkomen, elders onder behandeling zijn, verhuisd zijn of bewust geen recall willen ontvangen. Begin daarom niet met één filter op de datum van het laatste bezoek. Laat de praktijkcriteria aansluiten op het eigen recallbeleid en controleer uitzonderingen.
- Leg de gekozen termijn en het doel van de selectie vast.
- Sluit bekende uitschrijvingen, bezwaren, overleden patiënten en andere ongeschikte contacten uit.
- Bepaal welke patiënten eerst door een medewerker beoordeeld moeten worden.
Maak de boodschap herkenbaar en nuttig
Een goede reactivatieboodschap noemt de eigen praktijk, legt in gewone taal uit waarom contact wordt opgenomen en vermijdt druk of medische conclusies. De patiënt moet gemakkelijk kunnen aangeven al elders onder behandeling te zijn, geen berichten te willen of een afspraak te willen maken.
Gebruik geen angst, schaarste of onnodige gezondheidsinformatie in sms of e-mail. Geef voor inhoudelijke of urgente zorgvragen de reguliere praktijkroute. Daarmee blijft automatisering ondersteunend en blijft medische beoordeling waar die hoort.
Meet het hele proces, niet alleen afspraken
- Bereik: zijn contactgegevens bruikbaar en komen berichten aan?
- Respons: hoeveel patiënten reageren, positief én negatief?
- Uitkomst: hoeveel passende afspraken of handmatige vervolgacties ontstaan?
- Respect: hoeveel afmeldingen, bezwaren of verkeerde contacten zijn er?
- Werkdruk: hoeveel tijd vraagt de opvolging van de receptie?
Verbeter na een kleine eerste groep
Start met een beperkte, controleerbare groep. Beoordeel na iedere ronde de tekst, selectie, bereikbaarheid en overdracht. Als reacties laten zien dat de context niet klopt of de receptie de opvolging niet aankan, wordt de pilot gepauzeerd en aangepast. Opschalen volgt pas wanneer het proces betrouwbaar werkt.
Veelgestelde vragen
Na hoeveel tijd is een patiënt slapend?
Dat hangt af van het individuele recallbeleid en de gemaakte afspraken. Kies daarom geen algemene termijn zonder de praktijkcontext en uitzonderingen te beoordelen.
Moet iedere slapende patiënt dezelfde boodschap krijgen?
Nee. Verschillende redenen voor uitval kunnen een andere context of menselijke controle vragen. Houd segmentatie wel beperkt en verwerk niet meer gegevens dan nodig.
Hoe vaak mag een praktijk opvolgen?
Dat moet passend, transparant en vooraf begrensd zijn. De praktijk legt het aantal contactmomenten en stopregels vast en respecteert afmeldingen direct.
Bronnen en verdere uitleg
Lisa, de AI-receptioniste van OralSync
Spoed en medische vragen gaan direct naar het team volgens het spoedprotocol van de praktijk. De beller kan altijd om een medewerker vragen. Lisa noteert dan een terugbelverzoek voor het team, of verbindt direct door als de praktijk dat instelt. De beller hoort direct dat Lisa een AI-assistent is.
Wat Lisa wel doet
- Lisa plant, verzet en annuleert afspraken binnen de regels van uw praktijk.
- Lisa neemt 24/7 op wanneer uw team dat niet kan: tijdens drukte, in de lunch en buiten openingstijden.
- Lisa stuurt na een boeking een sms-bevestiging aan de patiënt.
- Spoed en medische vragen gaan direct naar het team volgens het spoedprotocol van de praktijk.
Wat Lisa nooit doet
- Geen diagnose of medisch advies.
- Geen advies over medicatie.
- Geen zelfstandige urgentiebeoordeling buiten het praktijkprotocol.
- Geen geïmproviseerde uitzonderingen.
€297 per maand, vast, exclusief btw, maandelijks opzegbaar. Onbeperkt bellen en sms, in oktober geen inrichtingskosten. Gegevens staan in een eigen Nederlandse database.
Door OralSync