Voorkom verwarring vóór de afspraak
- Bevestig datum, tijd, locatie en praktische voorbereiding in begrijpelijke taal.
- Maak duidelijk via welk kanaal de patiënt kan wijzigen en wanneer de praktijk bereikbaar is.
- Houd praktijkregels over te laat afzeggen vindbaar en communiceer ze vooraf, niet pas na een gemiste afspraak.
- Controleer contactvoorkeuren en gegevens op natuurlijke momenten in de patiëntreis.
Een herinnering moet actie mogelijk maken
Een bericht dat alleen de datum herhaalt, helpt niet wanneer de patiënt verhinderd is. Voeg een duidelijke vervolgstap toe: bevestigen, wijzigen of bellen. Houd gevoelige details buiten onbeveiligde kanalen en gebruik een afzender die de patiënt herkent.
Het beste verzendmoment verschilt per praktijk en afspraaksoort. Test daarom een beperkt protocol en vergelijk daadwerkelijke uitkomsten. Meer herinneringen zijn niet automatisch beter; onnodige berichten kunnen juist irritatie of afmeldingen veroorzaken.
Benut vrijgekomen tijd zonder chaos
Wanneer een patiënt tijdig afzegt, moet de vrijgekomen plek snel zichtbaar worden voor de juiste medewerker of wachtlijst. Leg vast welke afspraken vervroegd mogen worden, wie toestemming heeft gegeven voor contact en wanneer de plek niet meer passend kan worden gevuld.
Leer van patronen, niet van aannames
- Vergelijk bevestigde, tijdig gewijzigde en gemiste afspraken.
- Splits uit naar afspraakstype en tijdstip zonder onnodige patiëntprofilering.
- Registreer of contactgegevens onjuist waren of een herinnering niet aankwam.
- Bespreek uitzonderingen met het team en pas tekst of timing gecontroleerd aan.
De regels rond het in rekening brengen van een no-show
Voor een niet nagekomen afspraak bestaat een aparte declaratiecode: C90, 'niet nagekomen afspraak'. De kosten daarvan worden niet vergoed vanuit de basisverzekering of een aanvullende verzekering, dus de patiënt betaalt ze zelf. Een praktijk mag maximaal de kosten van de voorgenomen behandeling in rekening brengen.
De KNMT adviseert haar leden om geen kosten te rekenen wanneer een patiënt de afspraak minimaal twee werkdagen van tevoren afzegt. Dat advies is een bruikbaar ankerpunt voor uw eigen annuleringstermijn: communiceer die termijn vooraf, gebruik hem consequent en zorg dat afzeggen binnen die termijn ook echt eenvoudig is. Een strenge termijn met een moeilijk bereikbare praktijk levert vooral onvrede op, geen betere bezetting.
Veelgestelde vragen
Hoeveel herinneringen moet een tandarts sturen?
Er is geen universeel ideaal aantal. Kies een passend, vooraf uitgelegd ritme en toets met praktijkdata of het no-shows vermindert zonder patiënten onnodig te belasten.
Mag een tandarts kosten rekenen bij een no-show?
Ja, via declaratiecode C90 (niet nagekomen afspraak). De praktijk mag maximaal de kosten van de voorgenomen behandeling rekenen en de patiënt betaalt die zelf, want verzekeraars vergoeden ze niet. De KNMT adviseert geen kosten te rekenen wanneer de patiënt minimaal twee werkdagen van tevoren afzegt. Communiceer uw beleid vooraf en pas het consequent toe.
Kan OralSync een vrijgekomen plek automatisch vullen?
Nee. Lisa belt niet uit; belt een patiënt zelf om te verzetten, dan verzet Lisa de afspraak binnen uw regels.
Bronnen en verdere uitleg
Lisa, de AI-receptioniste van OralSync
Spoed en medische vragen gaan direct naar het team volgens het spoedprotocol van de praktijk. De beller kan altijd om een medewerker vragen. Lisa noteert dan een terugbelverzoek voor het team, of verbindt direct door als de praktijk dat instelt. De beller hoort direct dat Lisa een AI-assistent is.
Wat Lisa wel doet
- Lisa plant, verzet en annuleert afspraken binnen de regels van uw praktijk.
- Lisa neemt 24/7 op wanneer uw team dat niet kan: tijdens drukte, in de lunch en buiten openingstijden.
- Lisa stuurt na een boeking een sms-bevestiging aan de patiënt.
- Spoed en medische vragen gaan direct naar het team volgens het spoedprotocol van de praktijk.
Wat Lisa nooit doet
- Geen diagnose of medisch advies.
- Geen advies over medicatie.
- Geen zelfstandige urgentiebeoordeling buiten het praktijkprotocol.
- Geen geïmproviseerde uitzonderingen.
€297 per maand, vast, exclusief btw, maandelijks opzegbaar. Onbeperkt bellen en sms, in oktober geen inrichtingskosten. Gegevens staan in een eigen Nederlandse database.
Door OralSync